動画マニュアル作成のメリットと作り方ソフトも紹介 – 【無料】画面録画・動画キャプチャ・AI自動議事録のWARP（ワープ）

従来、マニュアルといえば紙へ印刷したものが主流でした。しかし昨今は動画を使ったマニュアルがわかりやすいと注目を集めています。本記事では、動画マニュアルの概要から、代表的なシーン例、紙マニュアルにはないメリットや気を付けるべきデメリットを解説します。また、動画作成時の重要なポイントや手順、おすすめのツールも紹介します。

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動画マニュアルとは

様々なやり方、方法をまとめ、共有するためには、マニュアル作成が有効です。従来は、ExcelやPowerPointで作成し、PDF化、印刷して冊子として配布する方法が主流でした。しかし昨今は、映像や音声を録画、録音した、いわゆる「動画」に、テロップなどを加え、視覚的によりわかりやすくした「動画マニュアル」が注目を浴びています。

テキストのみ、あるいは画像にテキストを貼り付けただけでは細かな情報まで伝えることは難しく、相手の理解を促すのには不十分なことも多々あります。また、ExcelやPowerPointよりも、動画の方が直感的でさくっと簡単に作成できることも便利なポイントです。特にクラウドサービスとして提供されるソフトウェア、つまりSaaS（Software as a Service）のような頻繁にUIが改良されるサービスにおいては、手順が変わる度にいちいち印刷していては手間もコストも無駄にかかってしまいます。そこで、修正が簡単に行えるほか、コストの負担が少ない動画で作成するのが便利と考えられるでしょう。

動画マニュアルが普及してきた背景

動画マニュアルがさまざまなシーンで見られるようになってきた背景として、まず、インターネットという通信インフラの発達が挙げられます。それにともない、スマートフォンやタブレットなど様々な通信デバイスが一般的に普及してきたことも大きな要因でしょう。実際に、総務省が公表している「情報通信白書令和4年版」によると、13歳から59歳までの各年齢階層において、インターネットの利用率は90%を超えているといった調査結果があります。YouTubeをはじめとした動画配信サービスも急速に広がっており、2021年には905億ドルであった市場は、2025年には1340億ドルと、約1.5倍に成長すると予測されています。つまり、社会全体として、日常的に動画を見る機会が増えているのが顕著な傾向です。

（参照元：https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/pdf/01point.pdf、第3章第6節、第8節）

また、高齢化社会や少子化といった背景から、日本の労働力人口は年々減っています。実際に、令和4年2月1日、総務省統計局が公表した「労働力調査（基本集計）2021年（令和3年）平均結果の要約」によると、2021年平均の就業者数は6,667万人と、前年に比べ9万人減少していることがわかるでしょう。

（参照元：労働力調査（基本集計）2021年（令和３年）平均結果の要約）

この傾向は今後も続くと予想され、人口減少をカバーし、社会経済を維持する意味でも、外国人を雇用する企業が増えています。ただ、そもそも外国人を雇う際には言葉の壁があり、業務内容をうまく伝えられないといった悩みもあるのではないでしょうか。そこで、動画をうまく活用したマニュアルを用意し、研修に役立てている企業も増えています。
また、動画マニュアルは外国人を対象にするだけではなく、臨時的に雇うアルバイトやパートスタッフに対する研修にも活かされるようになっています。つきっきりで一人ひとりに教える手間が省けるのが魅力です。企業においては、テレワークなど遠隔で仕事をする機会が増え、新人教育のために従来行ってきたOJTの機会が少なくなってきていることも、動画マニュアルの重要性が注目されるようになったきっかけのひとつと考えられます。

動画マニュアルの代表例

動画マニュアルと一言でいっても、さまざまな種類があります。また、伝えたいことによって、向き不向きがあることも理解しておくことが必要です。
例えば「PC上での操作説明」であれば、静止画よりも動画の方が画面遷移をわかりやすく示せるという特長があります。では、他にどのような業務や作業が、動画マニュアルに向いているのでしょうか。

研修

前章でも述べたように、社内教育の一環として研修する際には、一般的に動画を活用するのが向いているとされます。具体的には、入社して間もない社員向けに、企業理念や社内の規則を伝えたり、社会人として身に付けるべきビジネスマナーを教えたりすることが挙げられます。特にビジネスマナーなどは、講師が登場し、視聴者である新入社員に向けて解説するといったセミナーのスタイルがおすすめです。細かなニュアンスを伝えるのが難しい外国人スタッフや、多くのスタッフを対象として、緊急で業務を教える必要がある場合なども、動画を活用すればより早く、正確に習得を促せるため有効と考えられます。

業務手順

ある業務や作業の手順や方法を示すためにも、動画はよく使われるようになってきています。店舗であれば、全体的な仕事の流れを解説した上で、接客方法や店舗運営といった、具体的な業務手順の様子を目で見てわかりやすく説明した動画を作成するのがおすすめです。また、ただ単に業務手順や方法といった知識面だけではなく、なかなか言葉やテキストでは伝わりにくい、仕事に対する心構えや、長年従事してきたベテランならではのノウハウとして、業務効率化を進められるポイントなども含めて動画にすることも一案です。動画を視聴した担当者は、モチベーションを高く持ち、スムーズに業務をこなせるようになるでしょう。

製品の取り扱い説明

従来は電化製品などを購入した際、分厚いテキストのような冊子が付属されていました。しかし、全てを読み込むのは難しく、どこが重要なポイントなのかもよくわからないため、結局理解できないままで便利な機能を使えないこともよく見られました。そこで近年は紙マニュアルの代わりとして、動画マニュアルを用意する企業が増えています。動画であれば、どのユーザーでも操作方法をより直感的に理解しやすくなります。また、基本的な操作方法だけではなく、危険な使い方を示すことで、思わぬけがなどのリスクを回避させられたり、トラブル時の対処方法を示すことで自己解決を促したりできるのも便利です。ユーザーは動画を参考にすることでスムーズに理解が進み、電話でのサポート窓口へ連絡することもおのずと減るでしょう。昨今、サポート窓口は人がリアルに対応するのではなく、AIを活用したチャットボットも多く使われ、コスト軽減や業務効率化を目指す流れになってきています。そこで、動画マニュアルを見て、ユーザーが自己解決を図れるようになれば、企業側もサポート体制の縮小を図れたり、問い合わせの工数やコスト削減につながったりするとして、多くのメリットが見込めるでしょう。

製品デモ

企業が新製品をリリースする際には、あらかじめデモ動画を作成し、公開することで、おすすめの使い方や特長を顧客にアピールしやすくなります。SaaSのように近年急速に広がってきているクラウド型ソフトウェア製品であれば、その便利な機能や使い方をわかりやすく紹介するのに、テキストベースや画像ベースではなく、より動きが視覚的に見える動画マニュアルが効果的です。顧客がその新製品を使うことで、どれだけ便利になるのかといったイメージを持ちやすくなれば、スムーズに導入を促せるでしょう。このように、動画マニュアルは自社製品やサービスの販売、導入促進のためにも活用できます。

動画マニュアルを作成するメリット

今や動画マニュアルは、あらゆる業界において、さまざまなシーンで使われるようになっています。では、動画を用いたマニュアルを用意すると、具体的にどのようなメリットが考えられるでしょうか。

紙媒体よりも理解度が深まる

実践的な作業工程や手順といった「動作がともなうこと」については、テキストや画像といった静止的な視覚情報よりも、動画の方がその変化を示しやすく、視聴者は、よりリアルに感じられるメリットがあります。テキスト情報のみであれば、視聴者が元々持っている知識や経験によって理解度は大きく左右され、ばらつきが出てくるでしょう。しかし、動画であればどのレベルのユーザーでも比較的理解しやすく、たとえ多くの情報であっても、目や耳から直接入ることで記憶が残りやすくなります。また、動画はいつでも好きなときに、何度でも繰り返し再生できることが大きなポイントです。そのため、複雑でわかりにくい作業でも、わかるまでリピートして再生すればおのずと理解が進み、習熟度を上げられます。出産や育児、介護などで一時的に仕事から離脱していた場合でも、動画マニュアルが用意されていれば、休職中のブランクを早期に挽回しやすくなるでしょう。

長期的なコストや手間を削減できる

通常、紙マニュアルを作成しようとすると、多くの手間や時間、金銭的な負担が発生します。一度作成して冊子を配布しても、修正が発生すると印刷し直す必要に迫られるなど、新たな印刷費や再配布の手間もかかってくるでしょう。しかし、動画マニュアルであればそもそも印刷費は不要で、紙資源の節約にもつながります。また、昨今は便利なツールを上手に活用すれば、作成自体にもほとんど手間がかからないため、非常に便利です。
一度作成すれば、研修や講義をするためにわざわざ人を集める会場を押さえる必要もありません。このように作成する企業側にとってコストや手間が大きく省ける一方で、ユーザーは理解できるまで、何度でも視聴できるという大きなメリットがあります。つまり、動画マニュアルを使った教育方法は、コストパフォーマンスとしても優秀であると考えられるでしょう。

多くの情報を伝えられる

動画マニュアルのメリットとして、紙マニュアルよりも多くの情報を伝えられ、短時間で理解を促せる点も挙げられます。紙マニュアルでテキストを読み進めているうちに不明点が出てきた場合、例えば少し前のページに戻ったり、他のページを参照したりして、どういうことなのかを自ら確認しなければなりません。一般的な知識不足であれば、インターネットで調べる必要もあるかもしれません。さらに、それでもわからない場合はサポート窓口へ問い合わせたり、上司や先輩にたずねたりすることもあるでしょう。紙マニュアルにはそもそも載せられる情報量に限りがあり、そうした確認作業には地味に時間や労力がかかりがちです。
しかし、動画マニュアルであれば、映像と音声、テロップを駆使して必要な情報を、すべて網羅できるようになります。つまずきがちな箇所も、本来テキストで表現しきれない細かなイメージも、より多くの情報を動的に伝えられるため、紙マニュアルよりも理解のしやすさが圧倒的に違います。

印刷数による制限がなく多くの人に見せることができる

紙を束ねた冊子でのマニュアルを作成し配布する場合、あらかじめ配布数を決めて業者へ発注する必要があります。そのため、もし配布場所や配布するタイミングが増えた場合など、想定よりも多く配布することになった場合、再度発注しなければならず、また新たに時間もコストもかかります。それをせずに放置すれば、販売機会を逃してしまうことになるかもしれません。
その点、動画で作成したマニュアルであれば、そもそも印刷費が不要のため、共有する人数に制限はありません。必要な人にインターネット上で公開すれば、リアルでは会うことのない世界中の人に対し、自社の製品やサービスを伝えられるきっかけが生まれ、販売機会も大幅に向上します。
また、社内教育の研修などで使う場合は、大きなスクリーン上に映すことで、より大人数に向けてわかりやすく共有できるメリットもあります。

業務の質を統一できる

これまでの紙マニュアルでは、伝えられる情報量に限りがあったり、細かなニュアンスやイメージを伝えにくかったりするのが難点でした。また、実際に指導者から教えてもらうのにしても、それぞれの指導者のスキルや教え方にはばらつきがあるため、業務の品質を統一させるのは難しいとされてきました。
しかし、動画マニュアルであれば、一人の指導者が教える様子を録画するのみで足り、教える内容や業務の品質を統一させやすくなります。スタッフは同じ内容を何度も視聴することで理解も深まり、一人で高いクオリティの作業を早期に行えるようになります。業務の品質を統一させられれば顧客満足度も高まり、ひいては業績向上にもつなげられるでしょう。

外国人スタッフも理解しやすい

近年はグローバル化や日本の労働力減少といった背景から、外国人を雇用する機会も大幅に増えています。ただ、言葉の壁によって、紙マニュアルを別途用意するのは困難であったり、対面で教えるとしても業務内容や仕方についてなかなか正しいニュアンスを伝えられなかったりし、業務のクオリティが担保できないという状況に陥りがちです。
その点、動画でマニュアルを作成すれば、言葉自体の理解は難しかったとしても、ジェスチャーなどを交えながら業務の流れや方法を教えやすくなるでしょう。つまり、動画マニュアルを活用すれば、言葉が通じない外国人スタッフにも、より正確に実践へ活かせる研修が可能になります。

営業ツールとしても使える

動画マニュアルは、取引先との商談時などでの営業ツールとしても役立ちます。顧客が課題として抱えていることを解決するため、自社商品やサービスなどを紹介する際、テキストや画像を貼り付けた紙マニュアルでは、ともすれば印象が弱くなりがちです。一方、動画を使ったマニュアル資料を用意できれば、商品の実際に使う場面をデモンストレーション式に見せられるでしょう。また、動きを付けた説明資料として活用すれば、紙マニュアルよりも印象深いプレゼンが可能です。

昨今は、商品やサービスを導入後、顧客がそれらを使いこなし、ビジネスが成功するようにサポートする「カスタマーサクセス」が営業活動における重要な営みとなりつつあります。こうしたカスタマーサクセスにおいても、製品の効果的な使い方などを解説する際に動画マニュアルが活用できるとして、ますます注目されています。

動画マニュアルを作成するデメリット

動画マニュアルを作成し、共有することには多くのメリットがある一方で、注意しておくべきデメリットも存在します。これらの点もしっかりと理解した上で、動画マニュアルを作るようにしましょう。

初めての作成には手間がかかる

まず、動画マニュアルを作成するのは初めてという場合、これまで紙マニュアル作成で慣れてきた手順とは異なるため戸惑い、予定していたよりも多くの時間がかかる可能性があります。また、動画マニュアルを作成するにはツールを使用することが一般的ですが、そのツールもさまざまな種類が提供されています。そのため、ある程度時間をかけ、そもそもどのようなツールがあるのか、またどのツールがニーズにぴったり合うかを確認しながら、選定する必要があるでしょう。選定の際には、使える機能や、操作性、価格など多角的な視点でチェックすることが重要です。

YouTube上で公開する場合は非公開設定に注意が必要

近年は、動画マニュアルをインターネット上で公開するため、YouTubeを活用するケースも増えています。YouTubeは幅広い年齢層で使ったことがある人も多く、誰でも簡単に操作できることから、マニュアルの配布方法として使いやすい一方、情報の取り扱いの面では十分注意が必要です。
具体的には、YouTubeをアップする際の公開設定を誤ると、社内の機密情報がもれてしまうリスクがあります。必要な人のみに公開されるよう、事前に設定方法をしっかり確認しておきましょう。

ただ、それも不正アクセスの危険性は存在し、100%安全が保障されるとは限りません。少しの機密情報であっても漏洩することで、取引先や消費者といったステークホルダーからの信頼が失われ、最悪、経営の危機に陥る可能性もあります。取り扱う情報に機密性があり、セキュリティ面を確実に担保したいのであれば、より安全性が確保できる専用の作成ツールを導入し、運用することが大切です。

動画マニュアル作成のポイント

では、実際に動画マニュアルを作成する際に、どのようなポイントに気を付ければより高い効果を得られるでしょうか。ここでは「動画の長さ」と「動画の見せ方」の観点から、代表的な2つのポイントを紹介します。

長すぎる動画を作らない

最初の注意点としては、多くの情報を伝えたいからといって動画を無駄に長くしてしまうと、逆効果になる点です。いくら有用な情報が盛り込まれていたとしても、動画が長すぎる場合、視聴者は疲れてしまったり飽きてしまったりして、途中で動画から離脱する可能性が高くなります。また、作成者側が伝えたいポイントがぼんやりしてしまい、結局何が言いたいのかがわかりづらくなることから、理解度も下がるでしょう。そのため、動画を作成する際には、動画を適切な長さにするようにします。ダラダラと長すぎていないかを必ず確認し、要点を簡潔にまとめた動画を目指すことが重要です。こうした点に気を付ければ、視聴者を惹き付けられる、効果の高い魅力的な動画が完成します。

テロップを入れる

通常、動画マニュアルは映像と音声を組み合わせて作成します。ただ、視聴者によってはスマートフォンを使って電車の中で見ているなど、常に音声を聞ける環境にあるとは限りません。そこで、音を流せない環境でも動画をわかりやすく快適に見せるために、いわゆる「テロップ」と呼ばれる簡易な字幕を盛り込むこともよくあります。また、テロップを入れることで、映像の中で特に注目させたい情報や内容を際立たせられます。例えば、業務や操作上で気を付けるべきポイントや注意事項などは、テロップでより明確に伝えられるでしょう。少し手間はかかりますが、ツールを使用すれば、いつ、どの画面でどのように入れるのかなど、簡単に必要なテロップを挿入できますので、作成時にはぜひ採り入れてみてください。

動画マニュアルの作り方

動画マニュアルを作成するための重要なポイントを理解できれば、ここからは実践的に、動画マニュアルの作成方法について手順を追って解説します。

1. 目的を明確にしてマニュアルの構成を練る

動画マニュアルの作成に入る前に、まず「なぜ動画マニュアルを作成するのか」といった作成の目的をはっきりさせることが重要です。目的がぶれていると、何を伝えたいのかがぼんやりし、わざわざ作成した動画の効果が薄れてしまいます。目的を設定できれば、次は動画マニュアル全体の構成を検討し、目次を作成していきます。そうすれば、一番何を伝えたいのかが明確化され、理解してもらいやすくなるでしょう。
また、動画マニュアルを作成したとしても、視聴者に理解してもらえなければ意味がありません。作成者側にとって常識であるからと安易に説明を端折るのではなく、あくまで視聴者の視点に立って、想定される知識のレベルに合わせた全体の構成を考えることが大切です。
その際、紙マニュアルにおける課題を意識してみましょう。すると、どのような構成にすればよりわかりやすいか見えてくると同時に、撮影時の最適なアングルも検討できます。アングルは少し変えるだけで視聴者の理解度も上下するため、動画撮影にとって重要なポイントです。

2. 絵コンテ・台本を作成する

動画マニュアルの全体構成が決まれば、次は「絵コンテ」と呼ばれる作業を行います。そもそも絵コンテとは、動画の流れを示した設計図のような役割を果たすもので、動画を作成するのに欠かせません。例えばどこで画面が切り替わり、どこでBGMが変わり、どこで効果音が入り、どこでテロップが出るのかといった情報などが詰め込まれているのが絵コンテです。大まかな絵コンテを作成した後、もし一部で実演やナレーションなどのセリフを入れたい場合は、セリフとなる情報や内容を絵コンテに台本として付け足しておくと、よりスムーズに次のステップとなる撮影へ移れるでしょう。

3. 動画撮影をする

絵コンテや台本が完成すれば、ようやく動画撮影に入ります。ただ、あまりにデータ容量が大きいと、視聴者の通信環境によっては使い勝手が悪くなるため、できるだけデータ容量は下げ、720pあたりで撮影するのがおすすめです。動画マニュアルの題材としては、正しい業務の仕方やポイントを取り扱うのが一般的です。また逆に「正しくない」業務の仕方を撮影し、社員に公開すれば、危機意識の芽生えにもつなげられるでしょう。社員は、マニュアルを守らない場合のリスクをしっかり理解し、遵守することの重要性を再認識できるようになります。企業のコンプライアンス研修などではこうした動画を使った方法もおすすめです。

4. 動画を編集する

動画は、一通り撮影が完了すればそれで終わりではありません。精査した結果、もし必要ではない場面があればカットをしたり、一部で音声が必要であれば追加で吹き込んだりする「編集」も、動画作成において重要な作業です。
一度大まかに作成した動画は、複数の人にチェックをお願いしてみましょう。さまざまな意見やアドバイスを収集できれば、その中で最適と思われるものを積極的に採り入れていきます。こうして、一度作成した動画について適宜見直しをかけ、視聴者がより見やすく、わかりやすい動画マニュアルになるよう改善していきます。

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動画マニュアル作成におすすめのソフトWARP(ワープ)

動画マニュアルを作成するポイントが理解できたところで、実践に向けておすすめのツールを紹介しましょう。

WARPとは？

WARP(ワープ)とは、分散している動画キャプチャを取る、編集作業を行う、共有する、といった一連の流れをワンストップで実現でき、動画マニュアル作成にぴったりのツールです。操作は非常に簡単で、「録画開始」をワンクリックするだけで録画がスタートします。編集もWARP内のクラウド上で簡単に行えるほか、編集後はURLを共有するだけで、難しい操作は必要ありません。公開先として、共有先のアカウントを限定すれば情報漏洩を防げるため、セキュリティ面でも安心です。
「既読」機能もあるため、研修動画の場合には社員が動画を視聴したかどうかを把握するのにも役立ちます。研修動画の視聴有無によって、その後の研修をどのように企画、運営していくかも変わってくるため、こうした機能も非常に注目を集めています。

動画ならではのデメリットもクリア可能！

これまで、動画マニュアルを作成するにあたって考えられるデメリットとして「手間やコストがかかること」や「セキュリティの課題」といった点について解説しました。しかし、WARPであれば、クラウド環境下で誰でも簡単に操作できるため、コストも最小限に抑えられるでしょう。また、一般的に利用されているYouTubeなどとは異なり、専用のSaaSであることから、セキュリティ対策は万全に取られています。公開設定もカスタマイズでき、動画における情報漏洩事故を未然に防げるため、安心して機密情報を用いた動画マニュアルを作成できます。
多くのメリットを享受できるWARPについて、さらに詳細を知りたい方は、以下の公式ホームページを参照してみてください。

https://warp.style/

動画マニュアル事例: カスタマーサクセスで活用

ここで、WARPを使い、カスタマーサクセスとして実際にビジネスへ活用されている事例をひとつご紹介しましょう。

地域ビジネスに有用な、クラウド型マーケティングツールとして提供されている「ローカルミエルカ」は、主にチェーン店舗を展開する企業向けに、Googleビジネスプロフィールによる店舗情報を一元管理したり、ユーザーが店舗を検索した際に上位表示されるようにローカルSEOをサポートしたりしてくれるサービスが人気です。

プランの中には、お試しで無料から始められるものもあり、「製品の使い方がわからない」といった悩みを抱えているお客様も多いことから、カスタマーサクセスの西川さんはWARPでサポート活動を行っています。具体的には、自分で製品を使っている模様を録画し、その動画を問い合わせされた方にシェアするといった取り組みです。また、ローカルミエルカを初期登録された方に、メールで操作方法の動画をメールで送るといったプッシュ型のサポートもされています。
冊子ではなかなかすべてを読み込むことが難しくても、動画であれば直感的に理解が進むため、お客様から「使い方がわかりやすい」と称賛してもらえるのが、やりがいにつながっていると話す西川さん。録画から共有までの工程が非常にシンプルで、ほぼ手間がかからないにもかかわらず、お客様からの評判も上々のようです。

IoTやAIなど最新のデジタル技術が次々に誕生し、社会に浸透してきている現代においても、多くの企業はビジネスにおける顧客満足度の向上を課題として感じています。そのような中、カスタマーサクセスは、自社製品やサービスを導入されたお客様が、スムーズに製品やサービスを使いこなし、それらを活かしてビジネスを成功させられるようサポートする役割として、非常に期待されています。そうした期待に応えるべくWARPを活用することで、お客様のお困りごとを素早く、また最適な形で解決し、成功体験へとつなげていくお手伝いが可能になるでしょう。
（参考：「カスタマーサクセスが語るWARPの魅力 – お客様の困ったを助けるツール –」https://warp.style/media/interview_2/

まとめ

昨今は動画で作成したマニュアルがさまざまなシーンで見られるようになりました。紙マニュアルと比べ、理解が早く深まったり、業務品質を統一化できたり、外国人を含め、より多くの人に広く伝えられたりするなどのメリットが魅力です。特にSaaSのようにUIが頻繁に変わるサービスは、手順を都度、紙で印刷し直す必要がないため、動画マニュアルが便利でしょう。
また、実際に作成する際には「WARP」がおすすめです。無料のプランもあり、ワンクリックで録画できる上、URLで共有も可能なため手間がかかりません。公開する人を設定できるのもセキュリティ上、非常に安心できます。この機会に、無料登録から始めてみてはいかがでしょうか。